Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n verantwortungsvolle*n und motivierte*n
Mitarbeiter*in (m/w/d) Prüfungsservice
Die Stelle beginnt mit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden und wird ab Januar 2026 mit Übernahme der Hauptverantwortung auf 40 Wochenstunden ausgeweitet.
Über die ifs
Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge 3D Animation for Film & Games, Digital Narratives, Entertainment Producing, Film und Serial Storytelling. Darüber hinaus bietet die ifs umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.
Deine Aufgaben
- Unterstützung des Prüfungsausschusses bei der Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung der Prüfungsordnungen sowie bei der Sicherstellung rechtssicherer Verfahren und Bearbeitung prüfungsrechtlicher Fragestellungen
- Aktualisierung und Überprüfung von Studienverlaufsplänen und Modulübersichten in Zusammenarbeit mit Studiengangverantwortlichen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beschlussverfahren des Prüfungsausschusses
- Organisation aller Verwaltungsprozesse im Prüfungsmanagement
- Planung von Prüfungsterminen in Abstimmung mit dem Prüfungsausschuss und den Studiengangverantwortlichen, einschließlich Überwachung und Dokumentation von Prüfungen, Abmeldungen und Wiederholungen
- Verwaltung und Archivierung sämtlicher Prüfungsleistungen und -ergebnisse
- Aufsichtsführung und Protokollierung bei Präsenzprüfungen wie Klausuren und mündlichen Prüfungen
- Durchführung von Informationsveranstaltungen zu Studienbeginn und zu Abschlussprüfungen
- Koordination und administrative Bearbeitung von Abschlussarbeiten und -prüfungen, inklusive Anmelde- und Zulassungsverfahren sowie der Abgabe
- Ausstellung von Studiendokumenten, z.B. Urkunden, Zeugnisse, Leistungsbescheinigungen
- Ansprechpartner*in für Studiengangverantwortliche, Prüfende und Studierende bei prüfungsrelevanten Themen
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Hochschulabschluss – idealerweise mit Bezug zur Verwaltung oder Bildungsplanung
- Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, gern mit Bezug zu Prüfungsangelegenheiten im Hochschulbereich
- Interesse, dich in rechtliche Grundlagen des deutschen Hochschulsystems einzuarbeiten
- Strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise, mit der du Aufgaben selbständig und sorgfältig angehst
- Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein bei der Bearbeitung von Aufgaben
- Organisationsgeschick, Flexibilität und eine lösungsorientierte Herangehensweise – auch wenn es mal stressig wird
- Kommunikationsstärke mit einer klaren und wertschätzenden Ausdrucksweise sowie ein freundliches, professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Offenheit und Bereitschaft, sich in neue Softwarelösungen wie HIS/HISinOne einzuarbeiten
Unser Angebot
- Teamorientiertes, kreatives und respektvolles Arbeitsumfeld
- Wir begrüßen Vielfalt und ermöglichen allen Hochschulangehörigen Chancengleichheit
- Entfaltungsmöglichkeiten für ein selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf (flexible Arbeitszeiten)
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche; 24. und 31.12. sowie Rosenmontag zusätzlich frei)
- Jobrad (im Falle eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses)
- Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
- Hochschulsport
- Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung
- Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann nach Ablauf der Befristung aber verlängert bzw. entfristet werden.
Interessiert?
Dann richte Deine vollständige Bewerbung inklusive Angabe der Gehaltsvorstellung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) per E-Mail bis zum 11. Mai 2025 an:
ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Personalabteilung
Dorien Gundlach
Schanzenstraße 28
51063 Köln
jobs@filmschule.de
www.filmschule.de
Firmenkontakt und Herausgeber des Stellenangebots:
ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Schanzenstr. 28
51063 Köln
Telefon: +49 (221) 920188-0
Telefax: +49 (221) 920188-99
http://www.filmschule.de
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